Dónde vamos
15 de octubre, noche: todavía no se ha hecho nada; arrancamos mañana viernes 16 a las 9:00 con la reunión de Daniel y Natalia. Los celulares y las líneas nuevas ya están pedidos y falta que los entreguen. La exportación de HubSpot queda para después.
Resumen
El 30 de octubre las dos oficinas pueden estar atendiendo en Kapso, con los clientes y negocios de HubSpot ya cargados y una primera versión de nuestro CRM funcionando. HubSpot queda solo de consulta hasta que venza el 25 de noviembre.
Lo que más condiciona el calendario son tres cosas:
- Los números nuevos necesitan 7 días de uso real en WhatsApp Business antes de poder conectarse en coexistencia (regla de Meta). Por eso cada número nuevo se activa el mismo día que llegue la línea.
- Kapso no trae CRM. Es bandeja de WhatsApp, asignación de chats, contactos con campos propios, API y webhooks, pero no tiene negocios, etapas ni embudo. Eso lo construimos nosotros y lo alimentamos desde Kapso.
- Alejandro hoy vive dentro de HubSpot. Lee y contesta en la bandeja de HubSpot y crea contactos por su API. Hay que reconectarlo a Kapso antes de mover la línea general.
Todo junto (Kapso, cuentas de Claude para 7 asesoras, líneas nuevas y lo que cobra Meta) cuesta unos 1,8 M COP al mes, contra los 5 M COP de HubSpot. El detalle está en la sección de costos.
Cuánto cuesta de verdad vs HubSpot
Cifras aproximadas consultadas el 15 de octubre, con el dólar a 4.000 COP. Sirven para comparar con HubSpot, no son una cotización.
| Concepto | Detalle | COP al mes |
|---|---|---|
| Claude plan Team, puesto estándar | Solo 7 asesoras (Kelly, Gisela, Laura, María Eugenia, Leydy, Carolina, Daniela). 25 USD por persona pagando mes a mes (20 USD si se paga el año). Daniel, Natalia, Tania y Rafael ya tienen cuenta y se pagan aparte; Roxana y Eliana no la necesitan, y Mariana todavía no | 700.000 560.000 pagando el año |
| Kapso Pro | 12 números: 25 USD con 3 números + 10 USD por cada número extra | 460.000 |
| Mensajes de plantilla de Meta | Estimado; solo se cobran las plantillas, responder dentro de 24 h es gratis | 150.000 (estimado) |
| Claude por API para el CRM nuevo | Resúmenes de chats y alertas con Haiku y Sonnet; Alejandro ya se paga hoy y no cambia | 200.000 (estimado) |
| Líneas nuevas | 3 planes pospago básicos (María Eugenia, Carolina, Daniela), unos 40.000 cada uno | 120.000 |
| Celulares nuevos | 3 equipos de gama básica (tipo Galaxy A15 o Redmi), unos 500.000 cada uno = 1.500.000 una sola vez; repartido en 24 meses | 62.500 |
| Vercel Pro | Ya se paga hoy; aloja paneles y el CRM | 80.000 |
| Total al mes | ≈ 1.770.000 ≈ 1.630.000 si Claude se paga anual | |
| HubSpot hoy | ≈ 5.000.000 | |
| Ahorro | ≈ 3.230.000 al mes (≈ 39 M al año) ≈ 3.370.000 al mes si Claude se paga anual |
Compra única: 1.500.000 COP en celulares.
Los precios de Claude y Kapso son de claude.com/pricing y kapso.com/pricing, consultados el 15 de octubre. Líneas y celulares son promedios del mercado colombiano 2026 y cambian por operador y tienda. Si Tania y Rafael tienen número propio, suman 2 líneas, 2 celulares y 20 USD en Kapso. El servidor donde corre Alejandro ya existe y no cambia.
Cómo queda la operación
Alejandro atiende la línea general y reparte por turno a las asesoras de WhatsApp. Cada asesora, de las dos oficinas, sigue usando su celular y la empresa ve todo en Kapso. El CRM guarda cada mensaje y suma la facturación de Xmart; HubSpot solo aporta la carga inicial.
Qué se pasa de HubSpot y a dónde
HubSpot tiene hoy 3.584 contactos y 1.377 negocios (89 abiertos), contados el 15 de octubre. Daniel decidió pasar solo los negocios ganados y los contactos que tengan correo y celular; lo demás no se exporta.
| Qué | Cantidad hoy | A dónde va | Cómo |
|---|---|---|---|
| Usuarios | 10 personas activas de HubSpot, más El Tesoro (Tania, Kelly, Gisela, Laura, Roxana, Eliana) que nunca estuvieron | Kapso (miembros) y CRM | Daniel los invita en Kapso: Natalia y líderes como admin, asesoras como agente (solo bandeja) |
| Contactos | 3.584 | Kapso (contacto con campos) y CRM | Solo los que tienen correo y celular, limpios de duplicados y cargados por API |
| Negocios | 1.377: 89 abiertos, el resto ganados o perdidos | CRM | Solo los ganados, como historial de compras de cada cliente. Los abiertos los siguen las asesoras desde el chat |
| Propiedades | Las de negocio y contacto que sí se usan | Campos de contacto en Kapso y columnas del CRM | Solo las que tienen datos; las vacías no se pasan |
| Etapas | 6 de HubSpot | Las 8 del Método comercial | Tabla de equivalencias abajo |
| Conversaciones de WhatsApp | Historial de la línea general en HubSpot | Archivo de consulta en el CRM | No se exportan; quedan en HubSpot hasta el 25 de noviembre |
| Chats de El Tesoro | En el celular de cada asesora | Kapso | Al conectar en coexistencia se elige "Compartir todos los chats"; esa decisión no se puede cambiar después |
| Cotizaciones en PDF y vouchers | Carpetas en el Mac y adjuntos de HubSpot | Se quedan en VOUCHERS VERACRUZ | Solo se enlazan desde el CRM |
Equivalencia de etapas, para leer el historial y los paneles
| HubSpot | Método comercial (CRM nuevo) |
|---|---|
| INFORMACIÓN DEL VIAJE | 2. Calificado (o 1. Nuevo si no tiene datos) |
| COTIZACIÓN | 4. Cotizando |
| MODIFICACIÓN EN LA COTIZACIÓN | 5. Cotización enviada |
| SEGUIMIENTO | 6. Seguimiento |
| GANADO | 7. Ganado |
| PERDIDO | 8. Nutrición si es de los últimos 90 días; si no, historial |
Trampas que se limpian al pasar: cerca del 40 % de los negocios están en dólares (se usa el valor en pesos), dos perdidos de Carolina tienen pesos marcados como dólares, el motivo de pérdida nunca se llenó y los ganados anteriores al 15 de mayo se cargaron de golpe.
Lo que no se exporta (negocios abiertos y perdidos, contactos sin correo o sin celular, notas, tareas y chats de la línea general) deja de estar disponible el 25 de noviembre. Kapso guarda eventos 180 días en el plan Pro, así que nuestro CRM debe guardar cada mensaje desde el primer día.
Paso a paso, del 16 al 30 de octubre
El orden importa: primero lo que tiene espera de Meta (números nuevos), después los datos y el CRM, y al final se mueve la línea general de Alejandro, que es lo único que no se puede probar en paralelo. Responsables: Daniel, Natalia, líderes (Tania en El Tesoro, Rafael en WhatsApp) y Claude.
Las casillas se guardan solo en este navegador, para llevar la cuenta de cada uno.
Semana 1: cuentas, números y datos
Viernes 16
- Daniel y Natalia, 9:00: reunión de arranque. Crear la cuenta de Kapso con el correo de la empresa y tomar el plan Pro.
- Daniel: confirmar que el portafolio de Meta Business de Viajes Veracruz está verificado y que él es administrador. Sin eso no se conecta ningún número.
- Líderes: confirmar que Kelly, Gisela, Laura, Roxana, Eliana y Leydy tienen WhatsApp Business (no WhatsApp normal) actualizado en su celular.
Cuando lleguen los celulares y las líneas
- Daniel: recibir los celulares y las líneas nuevas (ya pedidos).
- Líderes: ese mismo día, activar en WhatsApp Business los números nuevos de María Eugenia, Carolina y Daniela, con foto, nombre y horario de Viajes Veracruz, y que empiecen a usarlos con clientes reales. Meta pide 7 días de uso antes de la coexistencia: se conectan a Kapso 7 días después de activados.
Sábado 17
- Daniel y Natalia: leer este plan y marcar lo que cambia.
- Daniel: invitar a Natalia, Tania y Rafael como administradores en Kapso.
Lunes 19
- Daniel y Natalia: taller del Método comercial con las dos oficinas. Ahí se aprueban las 8 etapas y los motivos de pérdida que tendrá el CRM.
- Daniel: decidir qué propiedades de HubSpot se pasan (Claude trae la lista de las que tienen datos), y pedir a HubSpot cómo desconectar el número de la línea general para pasarlo a otro proveedor. Puede tardar días, por eso va temprano.
Martes 20
- Daniel: conectar en Kapso, en coexistencia, el primer número de prueba (sugerido: Kelly), eligiendo "Compartir todos los chats". Con el celular de ella en la mano para escanear el código.
- Claude: primera versión del CRM con negocios y etapas, todavía sin el historial de HubSpot.
Miércoles 21
- Líderes: con el número de Kelly funcionando, conectar el resto de El Tesoro (Gisela, Laura) y las de visas (Roxana, Eliana), y el de Leydy.
- Daniel: invitar a todas las asesoras en Kapso con el rol de agente (solo ven la bandeja).
- Claude: conectar los webhooks de Kapso al CRM para que cada mensaje y cada asignación quede guardado.
Jueves 22 y viernes 23
- Líderes: capacitar a las asesoras en la bandeja de Kapso y en el CRM (cómo mover un negocio de etapa y cerrar con motivo de pérdida).
- Claude: reconectar Alejandro a Kapso y probarlo con el número de prueba de Kapso, sin tocar la línea general.
- Natalia: preparar las plantillas de WhatsApp (seguimiento, bienvenida, retomar conversación) para aprobar en Meta.
Sábado 24
- Daniel y Natalia: revisión de la semana: qué funciona y qué falta.
Semana 2: números nuevos, Alejandro y corte
Lunes 26
- Líderes: conectar en coexistencia los números nuevos de María Eugenia, Carolina y Daniela, si ya cumplieron los 7 días desde que se activaron. Si las líneas llegan tarde, se corre esta fecha.
- Claude: pasar los paneles de asesoras y de embudo a leer del CRM nuevo en vez de HubSpot.
Martes 27
- Daniel: confirmar con HubSpot la fecha y hora en que desconectan la línea general (pedido el lunes 19).
- Natalia: dejar lista la pauta y los enlaces de la web apuntando a la línea general, sin cambiar el número.
Miércoles 28
- Daniel y Claude: mover la línea general de HubSpot a Kapso, en la noche, con Alejandro atendiéndola desde Kapso y asignando a las asesoras de WhatsApp por turno.
- Daniel: apagar a Vera en HubSpot ese mismo día, no antes (hoy reparte los chats).
Jueves 29
- Todos: primer día completo en Kapso. Claude vigila tiempos de respuesta y chats sin asignar.
- Claude: revisar que los ganados y contactos cargados cuadren con HubSpot antes del cierre (si ya se hizo la exportación).
Viernes 30
- Daniel: enviar a HubSpot el aviso de no renovación (antes del 31 de octubre).
- Daniel y Natalia: cierre de la transición. HubSpot queda solo para consulta hasta el 25 de noviembre.
Para después: datos de HubSpot
Se hace cuando Daniel lo indique, siempre antes del 25 de noviembre. Falta darle a la app de Alejandro en HubSpot el permiso para leer usuarios (crm.objects.owners.read).
- Claude: exportar de HubSpot los negocios ganados y los contactos con correo y celular a la carpeta KAPSO de iCloud Drive.
- Claude: limpiar los contactos (duplicados por teléfono, números sin indicativo, nombres) y mandar el archivo a Daniel para revisar.
- Claude: crear los campos de contacto en Kapso, cargar los contactos limpios por API y cargar los negocios ganados en el CRM como historial.
El CRM propio
Sí, el CRM lo hacemos nosotros: Kapso no tiene negocios ni embudo. La primera versión sale el martes 20 y crece hasta el 30. Vive en una dirección propia de viajesveracruz.app, con usuario por persona, y se alimenta solo de Kapso.
| Pantalla | Quién la usa | Qué muestra |
|---|---|---|
| Mis negocios | Cada asesora | Sus negocios en las 8 etapas, con la acción de hoy (cotizar, hacer el contacto 3 de 6 del seguimiento, pedir el comprobante) |
| Ficha del cliente | Asesoras y líderes | Datos del contacto, todos sus chats guardados, negocios anteriores, cotizaciones enlazadas |
| Embudo por oficina | Líderes, Daniel, Natalia | Cuántos entran, se califican, se cotizan y se cierran en El Tesoro y en la web, con el mismo proceso |
| Tiempos | Líderes y Daniel | Lo que hoy mide el panel de asesoras: espera de asignación, primera respuesta, tiempo a cotización y seguimiento |
| Metas | Líderes y Daniel | Ingreso del mes y del semestre contra la meta de cada asesora, cruzado con Xmart |
| Alejandro | Daniel y líderes | Chats que calificó, a quién los asignó y la nutrición de los días 14, 30, 60 y 90 |
Reglas que el CRM obliga: todo negocio tiene dueña y etapa, no se cierra perdido sin motivo, y un ganado pide el comprobante del abono. Los datos se guardan en nuestro servidor y no dependen de los 180 días de Kapso.
Riesgos y decisiones para Daniel y Natalia
El riesgo mayor es la línea general: si HubSpot tarda en soltarla, la pauta llega a un número que nadie atiende. Por eso se pide el lunes 19 y se mueve de noche, con Alejandro ya probado.
| Riesgo | Qué hacemos |
|---|---|
| HubSpot no libera la línea general a tiempo | Seguir con HubSpot en esa línea hasta el 25 de noviembre y mover solo a las asesoras; Alejandro sigue como hoy mientras tanto |
| Un número nuevo no cumple los 7 días o Meta lo rechaza | Esa asesora sigue con su celular y entra a Kapso la semana siguiente |
| Se elige "No compartir chats" por error al conectar | No tiene arreglo; el historial de ese celular no llega. Lo hace un líder, no la asesora sola |
| Las asesoras no mueven los negocios de etapa | El CRM no deja cerrar sin motivo y Alejandro registra lo que entra por la línea general |
| Kapso solo guarda 180 días | El CRM guarda cada mensaje en nuestro servidor desde el primer día |
Decisiones que necesitamos de ustedes
- ¿Tania y Rafael tienen número propio en Kapso o solo supervisan? (Cambia el costo en 10 USD por número.)
- Ya decidido que pasan solo los ganados: ¿todos desde abril o solo desde el 15 de mayo? Sugerencia: todos, marcando los anteriores al 15 de mayo como carga inicial.
- ¿Quién de marketing administra las plantillas y los envíos masivos en Kapso? Sugerencia: Natalia.
- ¿La línea general de Alejandro está conectada a HubSpot por API o en coexistencia? Daniel lo ve en Configuración > Bandejas de entrada de HubSpot; de eso depende cómo se mueve.
Fuentes
- Kapso, precios
- Claude, precios del plan Team
- Meta, precios de WhatsApp Business
- Planes pospago en Colombia, abril de 2026
- Kapso, conectar un número en coexistencia
- Kapso, bandeja y asignación
- Kapso, para equipos (roles y usuarios)
- Conteos de HubSpot del 15 de octubre de 2026, consultados directamente.